Результаты годовой инвентаризации получены в следующем году. Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности
Рассмотрим, на какую дату должна быть проведена инвентаризация активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год с учетом вступившего в действие с начала этого года закона о бухгалтерском учете 1 .
Активы и обязательства по закону о бухгалтерском учете подлежат инвентаризации 2 . Количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, а также перечень проверяемых при этом объектов определяются экономическим субъектом самостоятельно. Исключение составляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно (см. с. 66): они устанавливаются законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами 3 .
В пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ 4 приведен перечень таких случаев. В качестве одного из них действующим законодательством предусмотрено проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Различие правовых норм, регулирующих проведение инвентаризации в прежнем законе о бухгалтерском учете 5 и Законе № 402 ФЗ, состоит главным образом в следующем. В Законе № 129 ФЗ норма об обязательном проведении инвентаризации присутствовала в самом тексте закона, в то время как новый закон содержит лишь отсылочную норму к соответствующим положениям законодательства, которые устанавливают перечень ситуаций, в которых проведение инвентаризации активов и обязательств является обязательным. Одним из таких нормативно-правовых актов, к которым отсылает закон № 402 ФЗ (до утверждения федеральных и отраслевых стандартов), является упомянутое выше Положение.
Таким образом, с вступлением в силу нового закона о бухучете в правовом регулировании инвентаризации активов и обязательств каких-либо существенных изменений не произошло. Сменилось только юридическое оформление тех отношений, которые существовали раньше: перечень случаев проведения обязательной инвентаризации убрали из нового закона о бухучете и вынесли на уровень иного «законодательства Российской Федерации, федеральных и отраслевых стандартов».
Теперь о том, что касается сроков проведения обязательной инвентаризации. Прежний закон о бухучете содержал норму о необходимости проведения обязательной инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В действующем законодательстве о бухгалтерском учете, основанном на Законе № 402 ФЗ, данная норма о сроках, по существу, была сохранена, однако, исходя из сказанного выше, была вынесена на уровень «законодательства РФ, федеральных и отраслевых стандартов», то есть в том числе и на подзаконный уровень.
По нашему мнению, исходя из системного толкования положений законодательства (в том числе прежнего и нового законов о бухучете, Положения, стандартов аудиторской деятельности) можно сделать вывод о том, что в рассматриваемом случае срок проведения обязательной инвентаризации активов и обязательств ограничивается сроками составления годовой бухгалтерской отчетности.
Напомним, что отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) по общему правилу является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно 6 .
Сроки инвентаризации
Обратимся к вопросу о конкретных сроках инвентаризации активов и обязательств, необходимой (обязательной) перед составлением бухгалтерской отчетности.
Активы
Если инвентаризация какого-либо имущества проводилась после 1 октября отчетного года, это имущество не включается в перечень имущества, проверяемого при инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности 7 .
На практике это означает, что имущество организации можно инвентаризировать в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. Следует отметить, что понятия «имущество» и «активы» не являются тождественными, о чем будет сказано ниже.
В настоящее время встречается мнение отдельных специалистов, согласно которому начиная с 2013 года все активы следует инвентаризировать только на 31 декабря отчетного года.
С данным мнением мы не можем согласиться по следующим основаниям.
В отличие от закона № 129 ФЗ, который в качестве одного из объектов бухучета указывал имущество организаций и оперировал этим понятием 8 , новый о бухгалтерском учете в качестве одного из объектов бухучета упоминает активы вместо имущества 9 . При этом понятие «имущество» уже не фигурирует в новом законе в том качестве, в каком оно фигурировало в Законе № 129 ФЗ (т. е. как объект бухгалтерского учета).
С точки зрения юридической техники законодатель совершенно правильно обозначил в новом законе в качестве объекта бухгалтерского учета именно активы, а не имущество, поскольку бухгалтерский учет оперирует именно понятием «активы» (как составной частью баланса), а не «имуществом» как гражданско-правовой категорией.
В то же время, с логической точки зрения, понятие «активы» является по содержанию более широким, чем понятие «имущество». Это означает, что активы всегда будут включать имущество, но при этом не любые активы будут являться имуществом. То есть, некоторые строки актива бухгалтерского баланса (например отложенные налоговые активы, налог на добавленную стоимость), несомненно, будут являться «активами» в том понимании, в каком Закон № 402 ФЗ трактует объекты бухгалтерского учета. Но при этом данная (или аналогичная) строка актива не будет являться «имуществом» ни в понимании прежнего о бухгалтерском учете (т. е. в качестве объекта учета), ни в понимании Гражданского кодекса 10 .
В силу части 1 статьи 30 Закона № 402 ФЗ до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных настоящим федеральным законом, применяются правила ведения бухучета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные до дня вступления в силу нового закона о бухучете.
В связи с этим возникает вопрос, который с очевидностью следует признать риторическим: «Какие существуют основания не применять положения о бухгалтерском учете (в частности упомянутое выше Положение) к имуществу, которое с логической точки зрения является составной частью понятия «активы?»
Таких оснований нет.
Раньше Закон № 129 ФЗ оперировал неким понятием («имущество»), которое в этом законе являлось «целым», а по новому закону о бухучете стало частью более общего «целого» - понятия «активы». Мы полагаем, что если указанное ПБУ распространялось на понятие, которое ранее было родовым, а впоследствии стало видовым в рамках более общего родового понятия, нет никаких оснований не распространять его на данное понятие по новому закону (пусть и как на составную часть более общего понятия).
Исходя из сказанного выше, по нашему мнению, порядок, устанавливающий возможность инвентаризации активов, являющихся имуществом, с 1 октября по 31 декабря отчетного года с принятием нового закона о бухгалтерском учете вследствие замены объекта учета «имущество» на объект учета «активы» не изменился и измениться не мог.
Более того, иной, нежели описанный выше, порядок, а именно инвентаризация всех активов в целом на 31 декабря отчетного года без разграничения активов на «имущество» и «иные активы, не являющиеся имуществом», сделал бы процедуру инвентаризации на практике нереализуемой. А если и реализуемой, то формальной и, следовательно, не выполняющей своих функций.
Что касается активов, не являющихся имуществом, то они подлежат инвентаризации именно и только на 31 декабря отчетного года (см. аргументацию в отношении обязательств).
Обязательства
В отношении инвентаризации обязательств законодательство (ни Положение, ни иные нормативно-правовые акты) аналогичной специальной нормы не содержит.
И это означает, что обязательства (как и активы, не являющиеся имуществом) подлежат обязательной инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности на 31 декабря отчетного года!
Несмотря на то что такой вывод следовал из нормативной базы, существующей порядка 15 лет, Минфин России обратил на него внимание в рекомендациях аудиторским организациям по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности за 2012 год 11 .
На практике это требование (положение) не исполнялось. Обычно организации проводили инвентаризацию (сверку расчетов) с дебиторами и кредиторами на 1 октября отчетного года (или более позднюю дату, но до 31 декабря).
Из документа
Письмо Минфина России от 9 января 2013 г. № 07-02-18/01
<...>
Инвентаризация обязательств
<...> В соответствии с № 402-ФЗ обязательства подлежат инвентаризации. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяется аудируемым лицом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
В связи с утратой силы с 1 января 2013 г. от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» часть 2 статьи 12 этого Федерального закона не подлежит применению. Однако в силу Федерального закона № 402-ФЗ продолжает применяться пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н. Согласно этому пункту обязательно проведение инвентаризации обязательств организации перед составлением бухгалтерской отчетности.
Поскольку в соответствии с Федерального закона № 402-ФЗ отчетным годом является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно, инвентаризация обязательств должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно».
Поскольку в ходе сверки расчетов со всеми контрагентами мы теоретически можем получить любой результат (актив или обязательство), из сказанного выше следует, что такую сверку следует проводить на 31 декабря отчетного года.
На практике это означает, что в декабре отчетного года компания организует работу с контрагентами по сверке расчетов (рассылает запросы), в январе - феврале следующего года подводит ее итоги (получает ответы и оформляет унифицированную форму ИНВ 17 12).
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухучета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация 13 .
Кроме того, в соответствии с пунктом 5 ПБУ 7/98 14 к событиям после отчетной даты относятся, в частности, события, подтверждающие существовавшие на отчетную дату хозяйственные условия, в которых организация вела свою деятельность.
Пунктом 6 указанного ПБУ установлено, что существенное событие после отчетной даты подлежит отражению в бухгалтерской отчетности за отчетный год независимо от положительного или отрицательного его характера для организации.
Событие после отчетной даты признается существенным, если без знания о нем пользователями бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка финансового состояния, движения денежных средств или результатов деятельности организации. Существенность события после отчетной даты организация определяет самостоятельно исходя из общих требований к бухгалтерской отчетности.
Что касается порядка отражения в учете несущественных событий после отчетной даты, то в данном ПБУ он не определен.
Поэтому, на наш взгляд, организация вправе принять решение об их отражении также заключительными оборотами отчетного года.
Следовательно, выявленные в ходе инвентаризации обязательств на 31 декабря отчетного года отклонения подлежат отражению заключительными оборотами отчетного года.
Мнение
Обязательная инвентаризация - 2013
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2010 года № 402 ФЗ содержит требование об инвентаризации активов и обязательств. Случаи обязательного проведения инвентаризации перечислены в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ ( Минфина России от 29.07.1998 № 34н). В частности, проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного
Сноски:
1 от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - № 402-ФЗ)
2 Закона № 402-ФЗ
3 Закона № 402-ФЗ
До составления годовой отчетности требуется провести инвентаризацию. Любые найденные в процессе инвентаризации отклонения требуют отражения в налоговом и бухгалтерском учете.
Основания проведения годовой инвентаризации
Требования к проведению инвентаризации устанавливаются следующими нормативными документами:
- Федеральным законом от № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» (редакция от 23.05.2016);
- Приказом Минфина РФ от № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010);
- Приказом Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016).
Целью инвентаризации является формирование достоверной базы данных для годовой бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета.
Под инвентаризацию подпадают:
1) все имущество предприятия вне зависимости от местонахождения:
- финансовые вложения,
- товары,
- основные средства,
- денежные средства,
- готовая продукция,
- нематериальные активы,
- производственные запасы,
- прочие финансовые активы, в т.ч. дебиторская задолженность,
- прочие запасы;
2) все финансовые обязательства:
- резервы,
- займы,
- кредиторская задолженность,
- кредиты банков.
Инвентаризируется не только имущество организации, но и имущество, полученное для переработки, находящееся в аренде или на ответственном хранении. Также инвентаризуется прочее имущество, не учтенное ранее по каким-либо причинам.
Сроки проведения годовой инвентаризации на предприятии
Инвентаризация проводится перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности. Даты прохождения годовой инвентаризации закрепляют в учетной политике организации. Часто ее производят в конце года, а в начале нового года оформляют ее результаты.
Не инвентаризуются:
- имущество, которое инвентаризировалось в октябре - декабре текущего года,
- основные средства, которые инвентаризировались менее 2 лет назад,
- библиотечные фонды, с момента инвентаризации которых прошло менее 5 лет,
- товары, сырье и материалы, находящиеся на предприятиях Крайнего Севера (инвентаризация имущества данных предприятий проводится в периоды их наименьших остатков).
Создание инвентаризационной комиссии
Комиссия формируется для непосредственного проведения инвентаризации. В случае большого количества работ по инвентаризации создается несколько комиссий. В состав комиссии должны войти представители руководства, бухгалтерии, работники других служб (техники, инженеры, экономисты и т.п.). Также в комиссию могут войти сотрудники службы внутреннего или внешнего аудита. Списочный состав комиссии утверждает руководитель предприятия. После этого создается внутренний приказ о проведении инвентаризации.
Обязательные элементы приказа о проведении инвентаризации
В приказе указываются:
- даты проведения инвентаризации,
- причины проведения (в нашем случае - инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности),
- состав инвентаризационной комиссии.
Регистрация приказа осуществляется в книге контроля проведения инвентаризаций. Далее фиксируются остатки имущества на начало инвентаризации.
Фиксация остатков на начало инвентаризации
До начала годовой инвентаризации комиссия должна иметь все актуальные на момент осуществления инвентаризации отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей, расходные и приходные ордеры.
По факту сдачи указанных документов материально ответственные лица пишут расписки о том, что на начало инвентаризации они предоставили все приходные и расходные документы на имущество, а все ценности оприходованы либо списаны в расход. Все предоставленные документы визируются председателем комиссии с обязательным указанием даты. Бухгалтерия на основании этих данных определяет входящие остатки имущества на начало инвентаризации.
Порядок проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности
В ходе годовой инвентаризации комиссия оценивает фактическое наличие имущества, а также правильность учтенных финансовых обязательств. Оценка обязательно происходит при материально ответственных лицах. Результаты инвентаризации фиксируются в актах инвентаризации или инвентаризационных описях, которые составляются не менее чем в 2 экземплярах.
Учет результатов годовой инвентаризации
Результаты проведенной инвентаризации сводятся в ведомость результатов по итогам инвентаризации. Они обязательно проводятся в годовой бухгалтерской отчетности: выявленные недостачи списываются в соответствии с утвержденными правилами, а излишки принимаются в качестве прочего дохода.
Согласно ст. 10 Закона о бухгалтерском учете все субъекты хозяйствования, в том числе и бюджетные организации, с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности должны проводить инвентаризацию всех своих активов и обязательств.
Основным документом, которым необходимо руководствоваться бюджетным учреждениям при проведении инвентаризации, оформлении ее результатов и регулировании инвентаризационных разниц, является Инструкция № 90. Данным документом установлены единые требования к порядку инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений и организаций. Особенности инвентаризации отдельных объектов учета (медикаментов, продуктов питания, библиотечных фондов и др.) установлены специальными нормативно-правовыми актами соответствующих министерств и ведомств, о которых мы расскажем отдельно.
КОГДА НУЖНО ПРОВОДИТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ
Заметим, что Инструкцией № 90 не установлены конкретные сроки проведения годовой инвентаризации. Вместе с тем в п. 1.5 Инструкции № 90 определено, что проводить инвентаризацию нужно не ранее 1 октября , а в п. 1.18 Инструкции № 90 уточняется, что инвентаризация, кроме инвентаризации продуктов питания и денежных средств, как правило, должна проводиться на первое число месяца . Учитывая, что годовая инвентаризация проводится перед составлением годовой финансовой отчетности, то наиболее целесообразно будет приступить к ее проведению с 1 ноября отчетного года . При этом в каждом бюджетном учреждении конкретные сроки начала и окончания работ по проведению инвентаризации устанавливаются приказом о проведении годовой инвентаризации.
Инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения (в том числе незавершенное капитальное строительство, незавершенное производство) и все виды финансовых обязательств. В ходе проведения инвентаризации в обязательном порядке проводится констатация наличия объектов учета как по их местонахождению, так и по материально ответственным лицам. Материальные ценности, которые не принадлежат учреждению, но находятся в его распоряжении (арендованные, принятые на ответственное хранение и т. п.), также подлежат инвентаризации. Таким образом, годовая инвентаризация должна проводиться сплошным методом и охватывать все имущество учреждения.
Поэтому, учитывая масштабность такого мероприятия, необходимо установить такие сроки, чтобы инвентаризационная комиссия могла не только определить фактическое наличие имущества учреждения и выявить неиспользуемые материальные ценности, но и проверить соблюдение условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также проверить реальную стоимость материальных ценностей, учитываемых на балансе, сумм дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе по которой истек срок исковой давности.
Периодичность проведения инвентаризаций, даты их проведения и перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации, определяет руководитель учреждения. Исключение составляют случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным. Приведем перечень таких случаев в таблице:
| Случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным | Дата проведения |
|
Перед составлением годовой финансовой отчетности | |
|
При смене материально ответственных лиц |
На день приема-передачи дел |
|
При установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей |
На день установления таких фактов |
|
После пожара или стихийного бедствия (наводнение, землетрясение и пр.) |
Срочно после ликвидации пожара или стихийного бедствия |
|
При ликвидации учреждения |
На дату принятия решения о ликвидации |
|
По предписанию судебно-следственных органов |
На день получения предписания, если другой срок не установлен в предписании |
|
При передаче имущества в аренду |
На последнее число месяца, на которое осуществляется оценка имущества, передаваемого в аренду * |
|
При передаче предприятий, учреждений, организаций или их структурных подразделений из одного подчинения в другое** |
На дату передачи |
* Вместе с тем инвентаризация может не проводиться при передаче учреждений или их структурных подразделений, а также зданий и сооружений в пределах одного министерства, другого центрального органа исполнительной власти, если инвентаризация была ранее проведена в сроки, предусмотренные Инструкцией № 90.
** В этом случае проведение инвентаризации имущества, передаваемого в аренду и возвращаемого по окончании срока действия договора аренды или после его расторжения, осуществляется в порядке, установленном Положением № 158. При этом дата инвентаризации совпадает с датой оценки.
Кроме вышеперечисленных случаев, необходимость проведения инвентаризации имущества (как правило, выборочная) возникает в ходе проверки (ревизии) контролирующими органами (например, Государственной контрольно-ревизионной службой Украины).
Согласно п. 4 ст. 10 Закона Украины «О государственной контрольно-ревизионной службе в Украине» от 26 .01 .93 г. № 2939-XII контрольно-ревизионным управлениям в АР Крым, областных, городах Киеве и Севастополе, контрольно-ревизионным подразделениям (отделам, группам) в районах, городах и районах в городах предоставлено право требовать от руководителей подконтрольных учреждений , в отношении которых проводится ревизия, провести инвентаризацию основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов, в случае отказа — обратиться в суд с требованием принудить к проведению такой инвентаризации, а до вынесения соответствующего решения судом - в присутствии понятых и представителей указанных учреждений, в отношении которых проводится ревизия, опечатывать кассы, кассовые помещения, склады и архивы на срок не более 24 часов с момента такого опечатывания, указанного в протоколе.
Кроме того, в п.п. 4.3.3 Практических рекомендаций по проведению ревизии финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения (по отдельным вопросам программы), одобренных протоколом ГлавКРУ от 04.08.2009 г. № 9 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 35) определено: в первый день ревизии целесообразно инициировать перед руководителем учреждения проведение инвентаризации наличных денежных средств, хранящихся в кассе учреждения, и в период ревизии инициировать проведение инвентаризации денежных средств несколько раз.
Таким образом, в ходе проведения ревизии работники ГКРС вправе инициировать проведение инвентаризации имущества учреждения. Однако полномочий на самостоятельное проведение инвентаризации контролирующие органы не имеют. Поэтому нет никаких законодательных оснований для включения таких лиц в состав инвентаризационной комиссии . В этом случае работники ГКРС имеют право лишь присутствовать при проведении инвентаризации, поскольку в конечном счете они могут оценить как работу самой инвентаризационной комиссии, так и состояние дел относительно сохранности и использования материальных ценностей в учреждении.
Инструкцией № 90 установлены различные сроки проведения инвентаризации имущества. Приведем эти сроки в таблице на с. 14.
| Объекты инвентаризации | Периодичность проведения инвентаризации |
|
|
Здания, сооружения и другие
|
Не менее одного раза в 3 года |
|
|
Музейные ценности |
Согласно срокам, установленным Министерством культуры |
|
|
Библиотечные фонды* |
По решению руководителя учреждения один раз в пять лет или в течение 5 лет с охватом инвентаризацией ежегодно не менее 20 % единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации этого имущества в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение
|
|
|
* Заметим, что Методрекомендациями (см
. «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 16) предусмотрены следующие сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов:
|
||
|
Прочие основные средства (в том числе нематериальные активы)**, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы: | ||
|
В министерствах, других центральных органах исполнительной власти, местных государственных администрациях, их управлениях (отделах), исполнительных органах местных советов; |
Не менее одного раза в 2 года |
|
|
В других учреждениях |
Не менее одного раза в год |
|
|
** Хотя Инструкцией № 90 не установлены сроки проведения инвентаризации нематериальных активов, как правило, такие объекты инвентаризируются в сроки, предусмотренные для инвентаризации основных средств. |
||
|
Драгоценные металлы, драгоценные камни и изделия из них, а также драгоценные металлы и драгоценные камни, содержащиеся в отходах и ломе | ||
|
Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в приборах, оборудовании и других изделиях, осуществляется одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей в сроки, установленные для таких материальных ценностей. Инвентаризация драгоценных металлов проводится в соответствии с Инструкцией о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной приказом Министерства финансов от 06.04.98 г. № 84. |
||
|
Капитальные работы инвентарного характера и капитальные ремонты | ||
|
Молодняк животных, животные на откорме, птицы, кролики, пушные звери и семьи пчел | ||
|
Проведение инвентаризации таких объектов осуществляется согласно Инструкции по учету молодняка животных, птицы и животных на откорме, утвержденной приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия от 15.01.97 г. № 7, которой предусмотрены следующие сроки инвентаризации:
|
||
|
Готовые изделия, сырье и материалы, горючее, корма, фураж и другие материалы | ||
|
Проведение инвентаризации ГСМ осуществляется с учетом норм Инструкции № 281 . Данным документом предусмотрено, что инвентаризация ГСМ проводится не менее одного раза в месяц ; в ходе инвентаризации проверяют наличие ГСМ по местам хранения : в баках транспортных средств, в резервуарах и другой таре. |
||
|
Продукты питания и спирт |
Не менее одного раза в квартал |
|
|
В ходе инвентаризации продуктов питания следует руководствоваться Инструкцией по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденной приказом Министерства здравоохранения СССР от 05.05.83 г. № 530.
|
||
|
Незавершенное производство и полуфабрикаты собственного производства в производственных (учебных) мастерских и подсобных сельских хозяйствах, незавершенные научно-исследовательские работы, которые выполняются по договорам с предприятиями и организациями |
Не менее одного раза в год (не ранее 1 октября).
|
|
|
Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности |
Не менее одного раза в квартал |
|
|
При проведении инвентаризации кассы нужно руководствоваться Положением № 637. |
||
|
Регистрационные, текущие и валютные счета |
По мере получения выписок органов Государственного казначейства, банков |
|
|
Расчеты по платежам в бюджет |
Не менее одного раза в квартал |
|
|
Расчеты с вышестоящей организацией |
Не менее одного раза в квартал |
|
|
Расчеты с дебиторами и кредиторами |
Не менее двух раз в год |
|
|
Расчеты в порядке плановых платежей |
Не менее одного раза в месяц |
|
|
Расчеты с депонентами |
Не менее одного раза в месяц |
|
|
Списание кредиторской задолженности с истекшим сроком давности проводится ежеквартально согласно требованиям Порядка № 73. |
||
|
Инструкцией № 90 предусмотрено, что материальные ценности, не принадлежащие учреждению (арендованные, принятые на ответственное хранение), подлежат инвентаризации в сроки, предусмотренные для материальных ценностей, которые принадлежат учреждению |
||
|
Заметим, что Инструкция № 90 не требует обязательной констатации фактического наличия материальных ценностей, переданных на хранение. Достаточно лишь воспользоваться информацией, содержащейся в подтверждающих документах. Скорее всего, это связано с тем, что инвентаризацию таких объектов должны проводить те субъекты, которые приняли ценности на ответственное хранение.
|
||
КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
С чего начать проведение инвентаризации? Как обо всем помнить и не упустить важные моменты в ходе определения фактического наличия материальных ценностей и при определении ее результатов?
Для этого нужно заранее подготовиться к проведению такого масштабного мероприятия. Процесс проведения инвентаризации можно условно разбить на несколько этапов:
1. Подготовительный этап.
2. Определение фактического наличия материальных ценностей.
3. Сравнительно-аналитическая работа.
4. Подведение итогов инвентаризации и отражение ее результатов в учете и отчетности.
Рассмотрим каждый из этих этапов подробно.
ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП
Основанием для начала проведения годовой инвентаризации является приказ руководителя учреждения о проведении инвентаризации и назначении инвентаризационной комиссии. В приказе указывают:
1) причину инвентаризации - подготовка к составлению годовой финансовой отчетности;
2) цель инвентаризации - подтверждение достоверности данных бухгалтерского учета перед составлением финансовой отчетности;
3) даты начала и окончания проведения инвентаризации, порядок оформления необходимой документации и отражения ее результатов в отчетности;
4) состав инвентаризационной комиссии и перечень материально ответственных лиц.
На этом этапе чаще всего возникают следующие вопросы
Кто должен входить в состав инвентаризационной комиссии?
Согласно п. 1.11 Инструкции № 90 в состав инвентаризационной комиссии входят работники учреждения (руководители отделов или служб) и обязательно главный бухгалтер. Возглавляет комиссию руководитель учреждения или его заместитель.
Количество членов инвентаризационной комиссии зависит от объема имущества, подлежащего инвентаризации, и количества материально ответственных лиц. Так, в бюджетных организациях, где из-за большого объема работ для проведения инвентаризации одной комиссии недостаточно (например, если организация имеет несколько структурных подразделений), руководитель организации может создать местные инвентаризационные комиссии . В этом случае работу местной инвентаризационной комиссии организует и контролирует центральная комиссия.
Такие комиссии возглавляют руководители соответствующих структурных подразделений, на которых и возлагаются обязанности по проведению инвентаризации в этих структурных подразделениях учреждения. При этом в состав местной комиссии обязательно включается работник бухгалтерии. Следует учесть, что запрещается назначать председателем местной инвентаризационной комиссии в одном и том же учреждении одного и того же работника два года подряд.
В том случае, если учреждения обслуживаются централизованной бухгалтерией, инвентаризацию в них проводит центральная инвентаризационная комиссия . Такая комиссия создается приказом руководителя учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия. На основании этого приказа руководители учреждений, которые обслуживаются централизованной бухгалтерией, назначают местные инвентаризационные комиссии, в состав которых обязательно входят работники бухгалтерии и другие специалисты: инженеры, технологи, экономисты и др., которые хорошо знают объект инвентаризации и первичный учет.
Инструкция № 90 разделяет функции и полномочия, возлагаемые на центральную инвентаризационную комиссию и местные комиссии.
Так, центральная инвентаризационная комиссия выполняет следующие функции:
Проводит инвентаризацию материальных ценностей и денежных средств, принадлежащих централизованной бухгалтерии и учреждению, при котором она создана, а также средств в расчетах и бланков строгой отчетности;
Осуществляет руководство работой местных инвентаризационных комиссий;
В случае необходимости (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и др.) проводит по решению руководителя учреждения повторные сплошные инвентаризации;
Рассматривает объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения;
Подает предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.
Местные инвентаризационные комиссии проводят снятие фактических остатков материальных ценностей, сверяют наличие указанных ценностей с данными бухгалтерского учета и составляют свои заключения о выявленных недостачах и излишках, вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью.
Однако независимо от статуса инвентаризационных комиссий такие комиссии несут ответственность за:
Своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации согласно приказу руководителя учреждения;
Полноту и достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, основных средств, материальных ценностей, денежных средств и документов, нематериальных активов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;
Правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации согласно установленному порядку.
Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи ложных данных о фактических остатках материальных ценностей с целью сокрытия недостач или излишков материальных ценностей несут ответственность в установленном законом порядке.
Обращаем внимание на то, что материально ответственные лица учреждения не включаются в состав инвентаризационной комиссии. При этом они должны обязательно присутствовать при проверке фактического наличия остатков материальных ценностей в местах их нахождения. Напомним, что непосредственно перед началом инвентаризации лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, предоставляют расписки о том, что все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, которые поступили на хранение, оприходованы, а выбывшие - списаны
Инструкцией № 90 предусмотрено, что в состав инвентаризационной комиссии обязательно должны быть включены различные специалисты. Можно ли в состав комиссии включить специалистов, не являющихся работниками учреждения?
Действительно, в п. 1.13 Инструкции № 90 говорится о том, что в состав инвентаризационных комиссий обязательно должны быть включены работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, технологи, экономисты и др.), хорошо знающие объект инвентаризации и первичный учет. Однако такие специалисты должны находиться в трудовых отношениях с учреждением, так как инвентаризационная комиссия создается из числа работников учреждения . В ее состав включаются руководители отделов или служб и обязательно главный бухгалтер, а возглавляет комиссию руководитель учреждения или его заместитель.
Таким образом, инвентаризационная комиссия формируется исключительно из работников учреждения (работников бухгалтерии, экономистов, руководителей отделов или служб и т. д.). На этот момент Госказначейство обращало внимание в письме от 27.05.2011 г. № 17-07/1389-7439 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 27). И поэтому включать специалистов сторонних организаций, например, эксперта-оценщика, в состав инвентаризационной комиссии учреждение не имеет права.
Как поступить, если один из членов инвентаризационной комиссии заболел. Нужно ли его кем-то заменять?
Инвентаризацию ценностей запрещено проводить при неполном составе комиссии (п. 1.15 Инструкции № 90) . Поэтому отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Таким образом, инвентаризационная комиссия должна работать только в полном составе.
Городская клиническая больница
Приказ № 65
О проведении ежегодной инвентаризации в 2011 году
|
г. Харьков |
В связи с подготовкой к составлению и сдаче годовой финансовой отчетности, руководствуясь положениями Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV, Порядка предоставления финансовой отчетности, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2000 г. № 419, п. 1.9 Инструкции по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом Главного управления Госказначейства от 30.10.98 г. № 90, приказываю:
1. Провести годовую инвентаризацию:
Основных средств и других необоротных активов, в том числе принятых и переданных во временное пользование сторонним организациям, по состоянию на 01.11.2011 г.;
Нематериальных активов, в том числе принятых и переданных во временное пользование сторонним организациям, по состоянию на 01.11.2011 г.;
Наличия денежных средств, находящихся в кассе, и бланков строгой отчетности по состоянию на 01.11.2011 г.;
Товарно-материальных ценностей, в том числе медикаментов, продуктов питания, мягкого инвентаря и т. п., по состоянию на 01.11.2011 г.;
Малоценных и быстроизнашивающихся предметов, в том числе и переданных во временное пользование сторонним организациям или принятых от них, по состоянию на 01.11.2011 г.;
Расчетов с дебиторами и кредиторами по состоянию на 01.11.2011 г.;
Расчетов с подотчетными лицами и депонентами по состоянию на 01.11.2011 г.
Инвентаризацию провести в срок с 01.11.2011 г. до 01.12.2011 г.
2. Для проведения инвентаризации создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию в составе:
Председатель комиссии: заместитель главного врача по лечебной работе Крамаренко В. И.
Члены комиссии:
главный бухгалтер Варченко О. М.
бухгалтер Иванченко И. С.
заведующий кабинетом учета и медицинской статистики Олейник Г. П.
сестра-хозяйка Коломийцева Е. А.
2.1. В связи с большим объемом работ, которые нужно выполнить в сжатые сроки, при проведении ежегодной инвентаризации назначить дополнительные инвентаризационные комиссии:
для проведения инвентаризации продуктов питания
Председатель комиссии: заведующий лабораторией Костенко И. Р.
Члены комиссии:
бухгалтер Климова М. В.
экономист Ивченко О. Б.
повар Мазуркина К. П.
для проведения инвентаризации медикаментов и изделий медицинского назначения
Председатель комиссии: главная медсестра Меренкова М. Ю.
Члены комиссии:
бухгалтер Козина Т. М.
старшая медицинская сестра приемного отделения Лазаренко К. О.
дезинфектор Полякова А. Р.
других товарно-материальных ценностей
Председатель комиссии: заведующий кабинетом учета и медицинской статистики Романенко И. Д.
Члены комиссии:
бухгалтер Крикун А. В.
медицинский статистик Колесниченко Ф. П.
медицинский регистратор Самохина Н. Б.
2.2. Дополнительные инвентаризационные комиссии подконтрольны постоянно действующей инвентаризационной комиссии и работают под ее непосредственным руководством.
2.3. Дополнительные инвентаризационные комиссии передают оформленные надлежащим образом инвентаризационные описи в распоряжение постоянно действующей инвентаризационной комиссии не позднее следующего дня после проведения инвентаризации.
3. Инвентаризацию провести в присутствии материально ответственных лиц.
4. Инвентаризацию кассы и продуктов питания провести внезапно.
5. Материально ответственным лицам все документы о движении материальных ценностей, их списании и материальные отчеты подать в отдел бухгалтерского учета и отчетности до 31.10.2011 г.
6. Отделу бухгалтерского учета и отчетности осуществить до начала инвентаризации обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей и сделать соответствующие записи в реестрах аналитического учета.
7. Рабочим инвентаризационным комиссиям:
Взять расписку от материально ответственных лиц до начала инвентаризации, что все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности поданы в отдел бухгалтерского учета и отчетности, а также об оприходовании и выбытии материальных ценностей;
Провести инвентаризацию ценностей по их местонахождению путем подсчета, взвешивания, измерения при участии материально ответственных лиц, на хранении у которых такие ценности находятся, и по окончании инвентаризации в трехдневный срок подать в центральную инвентаризационную комиссию протоколы заседания комиссий;
Во время инвентаризации в случае необходимости приема и отпуска материальных ценностей руководствоваться п. 1.23, 1.24 Инструкции по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений.
8. Инвентаризационной комиссии до 15.12.2011 г. рассмотреть результаты инвентаризации и подать предложения по упорядочению приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью. Протокол инвентаризации передать мне для утверждения.
9. Перенести сроки очередных отпусков председателей, членов комиссий и материально ответственных лиц до окончания инвентаризации.
10. Запретить проведение инвентаризации в случае отсутствия одного из членов рабочих инвентаризационных комиссий.
11. После проведения рабочими инвентаризационными комиссиями снятия фактических остатков материальных ценностей, сверки наличия указанных ценностей с данными бухгалтерского учета и в случае утверждения протокола заседания местной инвентаризационной комиссии разрешить председателям рабочих комиссий принимать решения о приеме и отпуске материальных ценностей.
12. Ответственность за проведение инвентаризации возложить на главного врача по лечебной работе - председателя комиссии Крамаренко В. И.
13. Руководителям структурных подразделений ознакомить с настоящим приказом председателей, членов комиссии и материально ответственных лиц под подпись.
14. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
15. При проведении инвентаризации инвентаризационным комиссиям руководствоваться следующими нормативными документами:
15.1. Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
15.2. Инструкцией по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом Главного управления Госказначейства Украины от 30.10.98 г. № 90.
15.3. Другими нормативными документами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях.
После того как издан приказ, необходимо подготовиться к инвентаризации на местах , а именно:
Членам комиссии выдать бланки инвентаризационных описей (их формы приведены в приложениях к Инструкции № 90 );
В бухгалтерии завершить обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, сделать соответствующие записи в реестрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации;
Материальные ценности на складах и в других местах хранения разместить по наименованиям, сортам, размерам и т. п.;
Лицам, ответственным за сохранность материальных ценностей, предоставить расписки о том, что все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, которые поступили на хранение, оприходованы, а выбывшие - списаны. Текст расписки приведен на титульной стороне инвентаризационных актов.
Ответственность за организацию инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель учреждения .
ПРИСТУПАЕМ К ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
После того как в учреждении проведена вся подготовительная работа, инвентаризационная комиссия в установленные сроки приступает к проверке фактического наличия:
Основных средств, прочих необоротных материальных активов, нематериальных активов;
Запасов;
Денежных средств, денежных документов и других ценностей, находящихся в кассе;
Бланков строгой отчетности;
Незавершенных научно-исследовательских работ, незавершенного производства производственных (учебных) мастерских, незавершенного производства в подсобных (учебных) сельских хозяйствах;
Расчетов с бюджетом, подотчетными лицами, работниками и служащими, депонентами и другими дебиторами и кредиторами.
Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и т. п., исходя из установленных единиц измерения.
Информация о каждом проинвентаризированном объекте заносится в соответствующую инвентаризационную опись , к порядку составления которых Инструкция № 90 выдвигает ряд требований. Общий порядок оформления описей приведен в п. 1.21 Инструкции № 90.
Инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах. Каждый экземпляр подписывается председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии.
Наименования проинвентаризованных ценностей и объектов указываются в описях по субсчетам и номенклатуре, принятой в учреждении. Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения. Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т. д.). Если инвентаризационная опись составляется на нескольких страницах , то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:
Число порядковых номеров материальных ценностей;
Общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.
Такая запись позволяет исключить возможность внесения в заполненные инвентаризационные описи несанкционированных изменений после того, как они уже были подписаны членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
Кроме того, в конце каждой описи материально ответственные лица дают расписку , подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Никакие исправления и подчистки в описях не допускаются . В случае если материально ответственные лица выявят после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю комиссии. В этом случае инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и в случае его подтверждения исправить выявленные ошибки.
Исправить выявленные ошибки необходимо во всех экземплярах описи корректурным способом с учетом требований, предусмотренных Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 . Для этого неправильную запись (текст или цифры) зачеркивают и над зачеркнутым пишут правильную. При этом зачеркивание выполняют одной чертой таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное. Все исправления должны быть оговорены и подписаны членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В описях нельзя оставлять незаполненные строки . На последних страницах описей незаполненные строки прочеркиваются.
В связи с большой номенклатурой материальных ценностей инвентаризация не может быть проведена за один день. Каковы должны быть действия инвентаризационной комиссии?
В случаеесли инвентаризация на складах или в других закрытых помещениях не может быть закончена в тот же день, она переносится на следующий. При этом такое помещение в конце рабочего дня инвентаризационная комиссия должна опечатать. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (на обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящиках, шкафах, сейфах, в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.
Как правило, инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
В период, когда проводится инвентаризация, в учреждении возникла необходимость выдать ТМЦ со склада (или получить на склад). Как это сделать и что указывать в описях?
По общему правилу во время проведения инвентаризации все операции, связанные с приемом и отпуском материальных ценностей, должны быть прекращены. Вместе с тем Инструкцией № 90 предусмотрено, что материальные ценности, полученные во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации . Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные ценности, полученные во время инвентаризации». В описи указывается, когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которой записаны эти ценности. Такой приходный документ подписывает председатель инвентаризационной комиссии. Кроме того, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Информация о таких ценностях заносится в отдельную опись под наименованием «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформление описи должно осуществляться в таком же порядке, что и при поступлении материальных ценностей во время инвентаризации. В расходных документах, подписываемых председателем инвентаризационной комиссии, делается отметка об отпущенных материальных ценностях.
Во время проведения инвентаризации в учреждении проводится проверка работниками Государственной контрольно-ревизионной службы (ГКРС). Такие лица присутствуют при проведении инвентаризации. Должны ли они подписывать инвентаризационные описи?
Действительно, работники ГКРС могут присутствовать при проведении инвентаризации, однако они не включаются в состав инвентаризационной комиссии.
В то же время работник ГКРС может завизировать страницы инвентаризационных описей в целях избежания их подделки (подчисток, исправлений или же замены одного экземпляра другим). Например, при проведении инвентаризации кассы в Акте инвентаризации наличия денежных средств, ценностей (приложение 7 к Инструкции № 90 ) после подписей членов инвентаризационной комиссии указывается, что инвентаризация проводилась в присутствии ревизора, и эта запись скрепляется его подписью. Аналогичной позиции придерживается и ГлавКРУ, что подтверждается письмом от 29.11.2004 г. № 12-14/519.
| Объекты инвентаризации | |||
| название формы | особенности заполнения |
||
|
Основные средства |
Инвентаризационная опись основных средств (приложение 1 к Инструкции № 90 ) |
Применяется для оформления результатов инвентаризации основных средств: зданий, сооружений, передаточных приспособлений машин и оборудования, транспортных средств, инструментов, компьютерной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и пр. Составляется по каждому местонахождению материальных ценностей и лицу, ответственному за сохранность основных средств. На арендованные основные средства составляется отдельная опись |
|
|
Прочие необоротные материальные активы |
приложение 5 к Инструкции № 90 ) |
Заметим, что для отражения результатов инвентаризации библиотечных фондов Инвентаризационную опись прочих необоротных материальных активов и запасов применять нецелесообразно. Результаты проверки (инвентаризации) библиотечного фонда отражаются в акте проверки , который составляется в двух экземплярах (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 31) |
|
|
Нематериальные активы |
Инвентаризационная опись нематериальных активов (приложение 3 к Инструкции № 90 ) |
Составляется на каждый отдельный объект нематериальных активов или группу однотипных по назначению и условиям использования объектов нематериальных активов, отдельно по каждому лицу, ответственному за использование объекта или группы объектов нематериальных активов |
|
|
Заметим, что п. 6.14 Инструкции № 64 предусмотрено, что аналитический учет приобретенных (созданных) объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов бюджетные учреждения ведут с применением типовых форм, которые утверждены приказом Минфина «Об утверждении типовых форм первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» от 22 .11 .2004 г. № 732, которым, в частности, утверждена Инвентаризационная опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-4). Однако считаем, что для отражения результатов инвентаризации достаточно составления Инвентаризационной описи нематериальных активов (приложение 3 к Инструкции № 90). |
|||
|
Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (приложение 5 к Инструкции № 90 ) |
Составляется при инвентаризации ТМЦ, находящихся у отдельных материально ответственных лиц, по каждому отдельному складу, участку, объекту. Инструкция № 90 допускает при инвентаризации МБП , выданных в личное пользование работникам, составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них лиц, которые ответственны за эти предметы (на которых открыты личные карточки), с проставлением их подписей в описи |
||
|
Драгоценные металлы, драгоценные камни и изделия из них; драгоценные металлы и драгоценные камни, которые содержатся в отходах и ломе |
Действующими документами, определяющими порядок использования драгоценных металлов и драгоценных камней, не предусмотрены специальные формы инвентаризационных описей и актов. Поэтому для отражения результатов инвентаризации указанных ценностей учреждения могут применять формы, приведенные в приложениях к Инструкции № 90 |
При проведении инвентаризации следует учитывать требования абз. 3 п. 5.21 Инструкции о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценного камня, утвержденной приказом Минфина от 06.04.98 г. № 84, которым определено, что масса драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в оборудовании и не подлежащих на момент инвентаризации проверке непосредственно в натуре , устанавливается по учетным или техническим документам . Инвентаризация драгоценных металлов, содержащихся в приборах, оборудовании и других изделиях, осуществляется одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей в сроки, установленные для их инвентаризации. Масса драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в оборудовании и не подлежащая на момент инвентаризации проверке непосредственно в натуре, устанавливается по учетным или техническим документам. Информация о содержании драгметаллов содержится в инвентарной карточке типовой формы № ОЗ-6 (бюджет). В ней в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» указываются перечень деталей, в которых содержатся драгоценные металлы, наименование детали и масса металла, указанная в паспорте. При проведении инвентаризации драгоценных металлов целесообразно использовать форму № инв-8а «Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и других изделиях», утвержденную постановлением Государственного Комитета СССР по статистике «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» от 28.12.89 г. № 241, действие которого на территории Украины не приостанавливалось и не противоречит постановлению Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-ХІІ. Такая опись составляется в одном экземпляре инвентаризационной комиссией по каждой единице объекта в целом по организации, подписывается комиссией и материально ответственным лицом (лицами) и передается в бухгалтерию. Подробнее об инвентаризации драгоценных металлов, содержащихся в основных средствах,
|
|
|
Денежные средства, денежные документы и другие ценности, находящиеся в кассе |
Акт инвентаризации наличия денежных средств, ценностей (приложение 7 к Инструкции № 90 ) |
Применяется для отражения данных о фактическом количестве денежных средств, ценных бумаг, чековых книжек, почтовых марок, оплаченных путевок и т. п., находящихся в кассе учреждения |
|
|
Бланки строгой отчетности |
Инвентаризационная опись бланков документов строгой отчетности (приложение 8 к Инструкции № 90 ) |
Применяется для отражения фактического наличия бланков документов строгой отчетности |
|
|
Незавершенные научно-исследовательские работы, незавершенное производство производственных (учебных) мастерских, незавершенное производство в подсобных (учебных) сельских хозяйствах |
Инструкцией № 90 не предусмотрена типовая форма инвентаризационной описи незавершенного производства. Однако это не означает, что никаких документов составлять не нужно, ведь такие объекты должны быть проинвентаризированы учреждением в установленные сроки. Полагаем, что такие документы учреждения могут разработать самостоятельно (в произвольной форме) с учетом особенностей проведения инвентаризации незавершенного производства производственных (учебных) мастерских, подсобных (учебных) сельских хозяйств, незавершенных научно-исследовательских работ, описанных в п. 7 - 9 Инструкции № 90 |
Инвентаризация незавершенных научно-исследовательских работ проводится по темам (договорам). При этом инвентаризационной комиссией выверяется сметная (договорная) стоимость выполненной части каждой темы, а в бухгалтерии - фактические расходы |
|
|
В ходе инвентаризации незавершенного производства производственных (учебных) мастерских проводится проверка остатков заготовок незавершенного производства (деталей, узлов и др.) путем фактического подсчета, перевешивания, перемеривания. Описи составляются отдельно по каждой мастерской с указанием наименования заготовок, стадии или степени их готовности, количества или объема |
|||
|
Инвентаризация незавершенного производства в подсобных (учебных) сельских хозяйствах проводится по каждому виду незаконченных работ. При этом инвентаризационной комиссией проверяются натуральные показатели и фактические расходы. Фактические расходы определяются путем выборки из первичных документов и учетных регистров (наряды, требования на семена и материалы, путевые листы и др.) |
|||
|
Расчеты с бюджетом, подотчетными лицами, работниками и служащими, депонентами и другими дебиторами и кредиторами |
Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 9 к Инструкции № 90 ). Справка к акту инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 10 к Инструкции № 90 ) |
В Акте отражается информация о дебиторской и кредиторской задолженности, находящейся на учете учреждения. В нем указывают:
Акт составляется инвентаризационной комиссией на основании выявленных остатков сумм по документам, подписывается и сдается в бухгалтерию. К Акту прилагается Справка
, в которой указывают:
Справку составляет и подписывает бухгалтер, ответственный за состояние расчетов. Она составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета |
|
|
Материальные ценности, принятые (сданные) на ответственное хранение |
Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (приложение 11 к Инструкции № 90 ) |
При инвентаризации материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в описи осуществляются инвентаризационной комиссией на основании проверки и пересчета ценностей в натуре. Товары и материалы, хранящиеся на складах других учреждений (организаций), записываются в опись на основании подтверждающих документов о передаче на ответственное хранение. Для отражения всей необходимой информации об активах бюджетного учреждения форму Инвентаризационной описи материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение, можно дополнить графой, в которой отразить фактическое наличие переданных на хранение ценностей. Для отражения отклонений учетных данных от фактически имеющихся ценностей (если таковые будут выявлены) можно пользоваться формой Сличительной ведомости результатов инвентаризации других необоротных материальных активов и запасов (приложение 6 к Инструкции № 90 ) с включением в нее подписей представителей обеих сторон. Подробнее об учете материальных ценностей, переданных на ответственное хранение, см. в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 25 |
|
Предписывает проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц, при реорганизации или ликвидации организации и в ряде других случаев. Если налоговая проверка найдет расхождения между фактическим наличием активов и суммами в отчетности, предприятию могут выписать штраф.
В статье мы расскажем, как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью, каков порядок ее проведения и чем грозит игнорирование требований закона.
Зачем проводить инвентаризацию
Если задать этот вопрос бухгалтеру, он ответит: «Так положено». И будет прав. Закон обязывает всех юридических лиц проводить инвентаризацию перед составлением годового отчета. Основная цель — подтвердить подлинность сведений, отраженных в балансе. Если налоговая обнаружит, что цифры в отчетности не соответствуют действительности, то компанию и руководителя ждут штрафы.
- За грубое нарушение правил учета доходов и расходов по ст. 120 НК РФ — штраф для организации 10 тысяч рублей и более
- По ст. 15.11 КоАП РФ — штраф от 5 до 10 тысяч рублей для должностного лица.
На микропредприятиях с небольшими оборотами и отсутствием имущества инвентаризация по большому счету носит документальный характер. Однако даже микробизнесу нужно ежегодно проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами и бюджетом.
Надо ли проводить инвентаризацию ИП
В отличие от юридических лиц, ИП пересчитывать имущество не обязан — закон этого не требует. Но никто не мешает предпринимателю провести инвентаризацию по личной инициативе. Нужно ли это делать? Если у бизнесмена много активов, и он работает не один, ответ — да.
Во-первых, проверка покажет, что с имуществом: находится ли оно в целости и сохранности.
Во-вторых, во время проверки могут выплыть ошибки налогового учета. Например, выяснится, что какой-то товар был случайно списан на расходы по УСН (ОСНО) дважды. Или наоборот: покупку имущества не зафиксировали, а в результате переплатили налог.
Поскольку для ИП нет отдельного порядка проведения инвентаризации, предприниматели могут пользоваться Методическими рекомендациями, установленными Минфином для организаций.
Что нужно инвентаризировать
Под проверку попадают все активы:
- здания, оборудование, транспорт и прочие основные средства. Как свои, так и арендованные или принятые на ответственное хранение;
- товары и готовая продукция;. деньги на счетах и в кассе;
- фирменные названия, товарные знаки, программы, базы данных и прочие нематериальные активы;
- запасы;
- сырье и материалы;
- долги дебиторов: ценные бумаги, депозиты и прочие финансовые вложения.
Также под проверку попадают все обязательства:
- кредиторская задолженность;
- займы и кредиты;
- резервы.
Например, если предприятие пользуется арендованными автомобилями, то проверяется их фактическое наличие и техническое состояние. Если фирма является участником другой организации, то проверяется документация, подтверждающие внесение вклада в уставный капитал. Если компания взяла кредит в банке, проверяется наличие договора и платежных документов, проводится сверка расчетов с кредитным учреждением.
Когда проводить инвентаризацию
Проверка проводится до составления баланса. Согласно приказу Минфина , годовую отчетность нужно сформировать и сдать в ФНС в течение 90 дней по окончании года. Организация сама устанавливает даты и фиксирует их в приказе по учетной политике.
Обычно инвентаризацию проводят в конце года, а результаты оформляют уже в новом году. Если в четвертом квартале часть имущества уже проверяли, то пересчитывать его заново не нужно. Например, компания провела внеплановую инвентаризацию товаров на складе в середине октября, поскольку меняла кладовщика. Нет необходимости снова перепроверять этот участок в декабре.
Некоторые виды имущества разрешается инвентаризировать реже. К примеру, основные средства проверяют раз в 3 года, а библиотечный фонд — раз в 5 лет.
Как провести мероприятие: пошаговая инструкция
Шаг 1. Формируем инвентаризационную комиссию
В состав комиссии могут входить штатные сотрудники предприятия (бухгалтер, юрист, документовед, начальник отдела охраны труда и прочие) и представители сторонних компаний (аудитор). Закон не устанавливает количество человек в комиссии. Как правило, комиссия формируются из нечетного количества участников, чтобы исключить неопределенность результата при голосовании. Председателем назначают руководителя, его заместителя или главного бухгалтера.
Созданная комиссия считается постоянно действующей, то есть набирать ее с нуля перед каждой новой проверкой не нужно. Если у компания много подразделений, разбросанных территориально, то создается несколько рабочих комиссий. При этом мероприятие стартует во всех подразделениях одновременно.
Шаг 2. Издаем приказ
Распоряжение издают в свободной форме, но в нем обязательно нужно перечислить состав комиссии, указать сроки и причину проверки. В нашем примере основание для инвентаризации — составление отчетности по итогам года. Реквизиты документа заносят в журнал контроля .
Пример приказа о проведении инвентаризации
С 2013 года унифицированные шаблоны не обязательны к применению. Организация может разрабатывать бланки самостоятельно, включая в их состав обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .
Шаг 3. Фиксируем остатки
Перед процедурой комиссия должна получить актуальные сведения об остатках активов по данным учета. Эту работу выполняет бухгалтерия:
- получает расписки от подотчетников и материально ответственных лиц;
- поднимает последние отчеты о движении денег и товарно-материальных ценностей;
- составляет реестры и прикладывает к ним собранную документацию.
Подготовленные документы получает председатель комиссии, визирует их и проставляет дату.
Шаг 4. Проверяем активы и обязательства
Руководитель создает условия для проведения проверки. Например, проверяющим надо предоставить измерительные приборы и мерную тару. Если придется перемещать тяжелые предметы, надо привлечь к работе грузчиков. Во время инвентаризации опечатывают помещения с товарно-материальными ценностями приостанавливают прием и отпуск ценностей.
Комиссия пересчитывает имущество, присваивает каждому объекту инвентарный номер, составляет описи. Если какие-то виды имущества невозможно сосчитать поштучно, делаются соответствующие взвешивания и обмеры. Проверка фактического наличия ценностей проводят только в присутствии материально ответственных лиц и всех членов рабочей комиссии.
Комиссия устанавливает наличие невещественных активов и финансовых обязательств по документам, сведения заносит в инвентаризационные акты.
Важно! Если хотя бы один член комиссии на проверке отсутствует, ее результаты могут признать недействительными. Поэтому количество подписей в инвентаризационной документации должно соответствовать числу членов комиссии.
Шаг 5. Сравниваем данные и оформляем результаты
Полученные по итогам проверки данные сверяют с показателями бухгалтерского учета. Если обнаружились расхождения, нужно заполнить сличительные ведомости .
Заключительный этап — заседание по итогам инвентаризации. Члены комиссии обобщают результаты, анализируют причины расхождений и предлагают способы их устранения. Протокол заседания и сопутствующие документы передают руководителю, который утверждает итоги мероприятия в приказном порядке. Инвентаризационная документация поступает в бухгалтерию, а служащие приводят в порядок данные учета: приходуют излишки, списывают недостачи.
Согласно 238 статье Трудового кодекса , руководство может обязать материально ответственные лица возместить убытки, если обнаружится недостача. причиненные работодателю в полном объеме.
Итого
- Инвентаризация перед подготовкой отчетности обязательна для всех организаций. Предпринимателей пересчитывать имущество никто не обязывает. Но они могут сделать это, чтобы убедиться: все ценности в порядке, а в налоговый учет не закрались ошибки.
- Инвентаризация проводится по определенному алгоритму, под проверку попадают все активы и обязательства компании. Мероприятие проводит в установленные сроки специальная комиссия, состав которой утверждает руководство.
- Сведения о фактическом количестве имущества и прочих ценностей передают в бухгалтерию. На основании этих данных приводят в соответствие сведения учета.
Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.
Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.
Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств
Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации или реорганизации организации.
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация проводится в несколько этапов.
Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии
Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:
представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы (например, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);
другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).
Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.
В комиссию должны входить как минимум два человека.
Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.
После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.
Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.
Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 201_ г.", что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц
Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны.
Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств
Инвентаризационная комиссия определяет:
наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);
виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, ), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);
состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).
Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета
После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.
Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.
Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:
по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);
по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);
по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);
по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).
Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией
Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.
Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.
С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).
Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.
Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации
Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).
После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.
После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.
Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).
При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.
Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Выявлена недостача
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н):
- если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.
если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;
Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.
Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):
или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.
Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):
или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;
или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.
Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.
Выявлены излишки имущества
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:
Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:
или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
или отчетом независимого оценщика.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая.
